Welk bedrijf heeft hem niet? Een fileserver of netwerkschijf op locatie. Een verzamelplaats van zo’n beetje alle bedrijfsgegevens en documenten. Fileservers komen nog vaak voor en bevatten geregeld veel vertrouwelijke en privacygevoelige informatie. Denk maar eens na: veel medewerkers hebben een eigen mapje waar ze naar hartenlust informatie kunnen opslaan. Het is verstandig om dit anders aan te pakken.
De Fileserver is achterhaald
De Fileserver is een verzamelplaats van allerlei belangrijke informatie. Door zijn grote omvang, is dit een behoorlijke kluif voor security en compliance. Security en privacy waren ten tijde van het installeren van de fileserver een veel minder grote issues dan ze nu zijn. Sterker nog, de fileservers kunnen over het algemeen maar moeilijk voldoen aan de eisen die we hier vandaag de dag aan stellen.
Tegenwoordig beschikt elke werknemer, afdeling en klant of project over een eigen eigen map met heel veel informatie. Daaronder hangen weer submappen. Uiteindelijk weet niemand wat er nu precies in welke map is opgeslagen. Dat is onoverzichtelijk en inefficient: op een fileserver moeten werknemers vaak behoorlijk zoeken, zo gaat kostbare tijd verloren. Daarnaast staat er vaak ook privacygevoelige informatie op een fileserver die niet beveiligd is, onhandig als je wilt voldoen aan de AVG.
Een Excel-spreadsheet met bijvoorbeeld NAW-gegevens is de meest voorkomende bron met privacygevoelige informatie maar ook cv’s van kandidaten binnen een sollicitatieproces vallen hieronder. Tot slot is een lokale server vaak kostbaarder in onderhoud en updates. Hierdoor is hij vaak verouderd en daardoor makkelijker te hacken.
Stap over op de cloud
Een goed alternatief voor een veilige online werkomgeving is de cloud. Microsoft biedt naast optimale beveiliging, programma’s als bijvoorbeeld Sharepoint en OneDrive om de fileserver op een professionele manier te vervangen. Als werknemer krijg je een persoonlijke inlog en kun je deze omgeving zo indelen dat het voor jou optimaal werkt. Daarnaast updaten deze twee programma’s zichzelf automatisch waardoor je gegevens en informatie altijd veilig staan en elke werknemer met dezelfde versies werkt.
Sharepoint en Onedrive zijn onderdelen van Microsoft 365. Neem je het complete Microsoft 365, dan zijn er talloze extra voordelen: zo heb je vanaf elk apparaat met een internetverbinding toegang tot jouw gegevens en werk je makkelijker met collega’s samen met behulp van Microsoft Teams. Dat allemaal met de optimale beveiliging van Microsoft. Daar kan zo’n fileserver niet tegenop!
Wij helpen jou graag
Waarschijnlijk heeft u goed voor ogen waar u heen wilt met uw ICT. De vraag die we bij Einstein ICT & Telecom veel krijgen gaat juist over het ‘hoe’ stuk. “Hoe komen we daar op een zodanige wijze dat onze organisatie er zo weinig mogelijk hinder van heeft?” Wij helpen u graag met het antwoord op díe vraag.
Doordat wij weten welke mogelijkheden er allemaal zijn, herkennen we in uw bedrijf o.a. de specifieke werkwijzen en processen waar we de beschikbare tooling op kunnen inrichten, zonder veiligheid en AVG-richtlijnen uit het oog te verliezen. Met onze kennis en ervaring helpen wij u de switch naar de cloud te maken.Vrijblijvend en kosteloos kennismaken in een adviesgesprek? Vraag het hier aan.
