We horen iedere dag de horrorverhalen van datalekken, cyberaanvallen en ransomware van e-mailbijlagen van onbekende afzenders. De gevolgen kunnen snel en flink escaleren.
Maar er is nóg een gevaar waar we veel minder over lezen, dat toch even alarmerende schade kan veroorzaken: het per ongeluk e-mailen van onjuiste bijlagen.
Een bestand per ongeluk verzenden is een risico waaraan u in elke e-mail die u verzendt of doorstuurt wordt blootgesteld. Soms is de naam van het document vervangen of is er in eerste instantie een ander geselecteerd. Als het persoonsgegevens bevat en onbedoeld met iemand wordt gedeeld, bent u mogelijk wettelijk verplicht om relevante autoriteiten en betrokken klanten op de hoogte te stellen.
In dit blog zoomen we in op de afdelingen waar het risico het grootste is.
Inkoop
Grote organisaties communiceren dagelijks met leveranciers. Wellicht onderhandelt u over een contract of beheert u de aanvraag tot het indienen van voorstellen, en een deel van uw taak is het verzenden en ontvangen van relevante bestanden. Een faux pas kan op veel manieren gebeuren. Een recent incident betrof bijvoorbeeld een gemeenteraad, die de privégegevens van duizenden burgers deelde als onderdeel van een aanbestedingsproces voor taxibedrijven.
Legal
Uw juridische afdeling behandelt ook zeer geclassificeerde documenten terwijl u patenten registreert, werkt met externe adviseurs, en het papierwerk doet voor rechtszaken, fusies en overnames. Het bijvoegen van het verkeerde bestand kan waardevolle IP-activa in gevaar brengen als ze in verkeerde handen vallen.
Marketing & verkoop
Marketing- en verkoop heeft dagelijks toegang tot klantgegevens en gebruikt deze om zakelijke offertes voor te bereiden of evenementen te organiseren. Maar als ze niet goed opletten kunnen ze ongemerkt details bekendmaken. Dit was het geval was toen medewerkers van een vakantiepark gedurende een periode van 7 maanden de BSN gegevens van klanten stuurden in een reeks verkeerde e-mailbijlagen.
Personeelszaken/HR
HR-functionarissen en recruiters behandelen meerdere dossiers – CV’s, arbeidscontracten en opzeggingen om er maar een paar te noemen – en deze mailen ze wekelijks naar honderden kandidaten, personeelsmanagers en medewerkers.
Er zijn zoveel manieren waarop e-mailbijlagen uw onderneming en werknemers kunnen schaden. Dat is precies de reden waarom SafeSend is ontworpen om dergelijke incidenten te voorkomen met DLP-functionaliteit (Dataverliespreventie). Hiermee bent u in staat om bestanden met gegevens te detecteren – BSN nummers, creditcardgegevens, adres, telefoonnummer of een andere regel die u nodig heeft – die vertrouwelijk moet blijven. Voor een klein bedrag per maand per medewerker kunt u zich hier tegen beschermen.
Wilt u meer weten over wat onze oplossing voor uw onderneming kan betekenen? Bel ons voor het plannen van een demo of start uw gratis proefperiode hier.
Peter Boogaard
