Zo’n 3,7 miljard gebruikers wereldwijd versturen gemiddeld zo’n 250 e-mails per dag. We gaan niet eens uitrekenen hoeveel dat er precies zijn. Maar al floept ‘maar’ 1 op de 10.000 naar een onbedoelde ontvanger, dan gaat dat al om tientallen miljoenen. Per dag! Een zeer klein deel daarvan was in ons eigen land medeverantwoordelijk voor de in totaal 27.000 datalekmeldingen. De feilbare mens kan dus wel een hulpje gebruiken. And guess what?
Invoegtoepassing
Zo’n hulpje is er sinds kort en heet SafeSend. SafeSend is een invoegtoepassing voor Outlook en voorkomt middels validatiemethodiek dat e-mails onbedoeld bij de verkeerde personen terecht komen. Een tickbox dwingt de verzender om de geadresseerde(n) en de bijlage(n) vooraf te matchen. De tickbox biedt tegelijkertijd de mogelijkheid om aan te klikken wie welke bijlage(n) wel of niet mag ontvangen. Met de tool kunnen alle e-mails bovendien automatisch worden gescand op sleutelwoorden die duiden op privacygevoelige informatie zoals BSN-nummers, paspoorten, creditcardnummers, proposals bij aanbestedingen en patiënten- en incassodossiers.
Quick wins’
Niet vreemd dus dat steeds meer overheden, zorginstellingen en verzekeraars de tool omarmen. Dat geldt ook voor het bedrijfsleven waar de tool ook intern, op HR-afdelingen, zijn waarde bewijst. Gelet op de sterke stijging van het aantal datalekken met 30% bij met name financiële dienstverleners en organisaties in het publieke domein liggen de quick wins voor het oprapen. En dat terwijl je dit soort privacyincidenten voor een paar euro per medewerker kunt voorkomen. Zie het als een verzekering. Sociale en bedrijfsaansprakelijkheidsverzekeringen zijn de gewoonste zaak van de wereld. Maar dat zou met schade door privacyschending, al dan niet in de vorm van een datalek, eigenlijk ook zo moeten zijn.
‘Dwaalmails’
We kregen onlangs zelf nog ongevraagd en onbedoeld een totaal uitgewerkte benchmark tussen vier leasemaatschappijen in onze mailbox. De bewuste mail was voor een andere Peter bestemd en natuurlijk hebben we even contact opgenomen. Maar niet iedereen gaat even vertrouwelijk met ‘dwaalmails’ om. To say the least. Ook nu nog kun je alles laten bij wat het is en pas bij de eerstvolgende uitglijder aan ons denken. Je kunt ook meteen vrijblijvend contact met ons opnemen via info@einsteinict.nl of 020 – 303 20 40. Of lees eerst hier onze vorige blog over het voorkomen van e-mailongelukjes.
Sinds je aan deze blog begon zijn er namelijk alweer bijna een miljoen dwaalmails verstuurd. Dat hebben we dan wel even voor je uitgerekend. Het wachten is op het moment dat er één van jouw organisatie tussen zit.
