Gesprekken die we bij klanten voeren gaan steeds vaker over de wens om vereenvoudiging aan te brengen op het gebied van communicatie. De reden daarvoor is dat er te veel platformen, communicatievormen en apparaten zijn, waardoor verwarring ontstaat, informatie versnippert of dat er kosten gemaakt worden die in een moderne werkomgeving helemaal niet nodig zijn. Daarom eerst een vraag:
Zijn we echt efficiënter gaan werken?
Dat is best een interessante vraag om een bij stil te staan. Ongetwijfeld is het volgende ook bij jou veranderd:
- De binnenkomende post werd vervangen door e-mail.
- Iedere medewerker kreeg een smartphone erbij, naast het hebben van een vaste telefoonlijn.
- Faxen hoeft niet meer, tegenwoordig gebruiken we daar bijvoorbeeld WhatsApp voor.
- Interne memo- of planborden transformeerden naar digitale dashboards.
- Intercom-berichten werden waarschijnlijk digitale geluidsfragmenten.
- En…
Wat we willen verduidelijken is dat er in veel gevallen juist meer technologische alternatieven bij kwamen, waarbij er niet altijd de juiste aandacht is geweest voor vereenvoudiging of versimpeling. Iets wat je al had werd slechts op een andere manier vervangen. Het is het bekende ‘oude wijn in nieuwe zakken’ met daarbovenop nog allerlei nieuwe manieren van communiceren.
De chaos vanuit gebruikersperspectief
Naast papieren documenten (post en papier zijn niet verdwenen) kreeg de gebruiker er steeds meer digitale documenten bij. Hij/zij kreeg meerdere telefoonnummers (maar wanneer gebruik je vast of mobiel en wat doe je als je met vakantie bent?) Veel gebruikers ervaren dat ze vaker op zoek zijn (hoe had deze klant ook alweer dat belangrijke bericht met mij gedeeld?)
Het is voor veel kantoormedewerkers niet eenvoudiger geworden om al die verschillende communicatievormen te stroomlijnen. Gebruikers kunnen ook ervaren dat ze plotseling geen toegang meer hebben tot interne berichten, omdat een collega vergeten is om hen daarvoor te autoriseren. Vroeger had je het gewoon, want de memo lag op je bureau. Er is lang niet altijd sprake van eenvoud en efficiency is onze conclusie.
Voorbeelden van vereenvoudiging
Echt slimmer en efficiënter werken betekent bijvoorbeeld:
- Dat je kunt bellen zonder een telefoonnummer te hoeven kennen.
- Eén geïntegreerd systeem of platform waar alle (klant)communicatie bij elkaar komt. Bijvoorbeeld een opgenomen gesprek of datgene wat verteld is tijdens een online meeting.
- Het hebben van alle productiviteitstools bij elkaar in een voor jou overzichtelijk dashboard.
- Dat klanten precies weten wanneer jij of je afdeling bereikbaar zijn.
- Gebruikmaken van een redundant infrastructuur, waardoor je altijd bereikbaar bent (dan heb je ook geen langdurige discussies achteraf met klanten).
De ideale wereld
Een ideale wereld waar gebruikers echt gemak en eenvoud ervaren is behoorlijk dichtbij. De smartphone of vaste telefoon hoef je in veel gevallen niet meer te gebruiken als jij en je collega’s gebruikmaken van Microsoft Teams Phone. Bellen met Teams, doe je met één druk op de knop, met collega’s of externen. Niet alleen het traditionele bellen, wat nu digitaal geworden is, kun je vanaf één platform doen, maar je hebt ook toegang tot alle andere communicatievormen, zoals de e-mails van klanten, de gemaakte afspraken of opgenomen videovergaderingen.
Vereenvoudiging is echter uitdagend
Eenvoud is tegenwoordig technologisch makkelijk te realiseren. Er is echter meer nodig, want de gebruiker moet bereid zijn om anders te werken: te veranderen. Als je echter jarenlang de telefoon en e-mail gebruikt hebt dan is dat vanzelfsprekend geworden en verval je alweer snel in je vertrouwde gedrag.
Hoe we je daarbij helpen?
Bij Einstein ICT & Telecom vinden we het belangrijk om de migratie van vaste telefonie naar Microsoft Teams te begeleiden in je eigen tempo. Dat is namelijk voor ieder bedrijf verschillend. Daarnaast is het van belang om een goede workflow te maken voor je communicatie. Op welk moment is het bijvoorbeeld wenselijk om een virtuele assistent aan klanten aan te bieden? Welke nummer moeten naar wie worden doorgeschakeld? Microsoft Teams Phone is de ideale oplossing. Er is altijd een communicatieadvies bij inbegrepen, maar ook een adoptieplan om jouw medewerkers slimmer te laten werken door hen daarbij te begeleiden.
Meer weten? Neem vrijblijvend contact met ons op.
