Je herkent het misschien wel, zo’n volle niet gestructureerde mailbox. Je wil snel wat terugvinden of gewoonweg beter overzicht houden. Met deze 5 tips ben jij weer de baas over je mailbox.
1. Verwerk e-mails consequent
Door e-mails consequent te verwerken nadat ze in je inbox komen, houd je overzicht. Dat kan dus ook betekenen dat je mails eerst parkeert om later te verwerken. In Outlook doe je dit door rechts te klikken op een bericht en voor ‘opvolgen’ te kiezen. Het kan ook dat je ze doorstuurt, archiveert of bewaart in een specifieke map, bijvoorbeeld een speciale actiemap.
Tip: geef jouw meest gebruikte mappen een naam met @ of een *, dan staan ze bovenaan in de lijst.
2. Stop met CC’en
Je kent ze waarschijnlijk wel: collega’s die eindeloos CC’en, dit komt de productiviteit zeker niet ten goede. Een gezamenlijke e-mailetiquette opstellen helpt hierbij. Hierin geef je aan wanneer je wel en niet gebruikmaakt van deze functie: met een legere mailbox tot gevolg.
3. Ga chatten
Door intern te chatten en ook via dat programma bestanden te delen, zorg je voor een minder volle en overzichtelijke mailbox. Dit kost je minder tijd. Teamwork van Microsoft 365 is bijvoorbeeld een veilige, makkelijke manier om te chatten en bestanden te delen. Die bestanden staan in Teamwork ook centraal opgeslagen, zodat dat niet meer via mail hoeft.
4. Manage je tijd
Zorg dat je alleen op een paar vaste momenten je mailbox controleert. Door je notificaties uit te zetten wordt dit een stuk makkelijker. Check je je mail hou dan de regel aan: kan het in 2 minuten, doe het dan. Zo blijft je inbox overzichtelijk.
5. Laat je mailbox voor jou werken
In bijvoorbeeld Outlook kan je ‘regels’ instellen. Mails over bepaalde onderwerpen of afzenders kan je zo automatisch indelen in bepaalde mappen waar je bijvoorbeeld alleen op bepaalde momenten in kijkt. Werk je bijvoorbeeld mee aan een project, dan kan je de naam van dat project als onderwerp instellen voor een aparte map.
