We rennen van de ene naar de andere meeting en hebben daarbij bepaalde regels. Toch gaat vergaderen niet altijd zo efficiënt en slim als het eigenlijk kan. Denk bijvoorbeeld aan de notulen. Vaak is er een notulist aanwezig, die na de vergadering het document rondstuurt. Met dit document kun je veel slimmer omgaan.
Komt het bij jullie bedrijf ook zo vaak voor? Notulen die rondgestuurd worden naar verschillende collega’s en waar iedereen die bij de vergadering aanwezig was, nog iets van vindt. Die mailen allemaal in het rond en voor je het weet heb je een opmerking over het hoofd gezien. Bovendien is het ongelooflijk veel werk om alle opmerkingen te verwerken en is een foutje zo gemaakt. Gelukkig is deze manier van communiceren nu voorbij!
Delen
We delen de hele dag door informatie, zowel online als offline. Waarom zou je dat inzetten voor je bedrijf? Met OneNote wordt dit eenvoudiger dan ooit. Het werkt zo: de eigenaar van een document kan mensen toevoegingen die opmerkingen mogen aanbrengen die zichtbaar zijn voor iedereen binnen het document. Superhandig, tijdbesparend en ook nog eens heel erg van deze tijd. Bovendien scheelt het een hoop ergernissen onderling.
Overige voordelen van notulen via OneNote:
- Notulen sturen is verleden tijd: met de hyperlink die je in het Outlook agendaverzoek meestuurt, kun je altijd bij de notulen.
- Binnen OneNote hou je eenvoudig overzicht over agenda en notulen.
- Je kunt automatisch een actielijst genereren uit meerdere notulen.
- Je kunt gebruik maken van een speciaal ‘notulensjabloon’. Op die manier zijn je agenda’s en notulen altijd op dezelfde manier vormgegeven. Dat scheelt weer tijd en vastleggen en voorbereiden van vergaderingen effectiever.
- Versiebeheer: OneNote voert automatisch versiebeheer uit op de notities. Wil je terug naar een eerdere versie? Dat kan natuurlijk ook eenvoudig.
- Je kunt eenvoudig notities koppelen aan bijvoorbeeld Powerpoint presentaties.
- OneNote is doorzoekbaar, waardoor je eenvoudige dat ene punt uit een notule kan terugvinden.
Kortom: slimmer vergaderen maak je (mede) mogelijk door OneNote. Wil je hier meer over weten? Met onze kennis en ervaring staan wij jou graag te woord. Een adviesgesprek kan snel en eenvoudig worden aangevraagd. Hopelijk tot snel.
