Is jouw team optimaal bereikbaar? Klanten en leveranciers verwachten dat ze razendsnel de juiste medewerker aan de lijn krijgen. Medewerkers willen op hun beurt de mogelijkheid om te bellen, chatten en vergaderen via hun smartphone, vaste telefoon of pc en via de app of webbrowser. Desondanks kiezen sommige bedrijven ervoor om hun medewerkers alleen een mobiel (06) nummer te laten gebruiken. Het is beter om een mobiel nummer voor privé en een vast nummer voor zakelijk in te zetten. Hiervoor zijn 6 redenen.
1. Meer gemak door een alles-in-één platform
Bereikbaarheid is allang meer dan alleen mobiele telefonie. Veel mensen zijn het inmiddels gewend om via hun computer of smartphone met Teams te vergaderen, te bellen en chatberichten te sturen naar collega’s. Microsoft Teams Phone integreert alle vormen van communicatie (inclusief vaste telefonie) binnen één apparaat. Daarbij maakt het niet uit of je achter een computer zit of alleen beschikt over je smartphone. Jouw medewerkers hoeven daardoor niet meer te kiezen of ze hun mobiele telefoon of computer gebruiken om intern of extern te bellen. Dat werkt een stuk efficiënter en eenduidiger. Bovendien kiezen medewerkers vanuit één telefoonboek, waardoor ze nooit meer op zoek hoeven naar dat ene nummer.
2. Duidelijke scheiding tussen werk en privé
Soms gebruiken medewerkers hun privé 06-nummer, soms krijgen ze een mobiel nummer van de organisatie. Beide scenario’s zijn niet handig. Hoe meer we thuiswerken, hoe moeilijker het is om de balans te vinden tussen werk en privé. Als elke medewerker alleen bereikbaar is via zijn of haar mobiele nummer, dan is het lastig om deze buiten werktijd of bij vakantie uit te schakelen of door te zetten. Word je tijdens je verlof toch gebeld? Dan zit je direct midden in het werk. Dat is niet goed voor de broodnodige ontspanning. Een zakelijk vast nummer scheidt zakelijk en privé veel beter.
Via Teams Phone koppel je eenvoudig een vast nummer aan een werkplek. Medewerkers bepalen vervolgens zelf of ze doorschakelen naar hun mobiele nummer, het nummer van een collega die aan het werk is, een groepsnummer, een receptionist of het algemene nummer. Bijkomend voordeel is dat bedrijven geen mobiele privénummers hoeven te gebruiken in de communicatie naar klanten of leveranciers. Nummers met het vertrouwde kengetal van de organisatie volstaan. De routering van dit nummer doet de systeembeheerder of de medewerker zelf. Hierdoor zijn jouw medewerkers altijd privé bereikbaar, ook buiten werktijd. En aangezien het mobiele privénummer niet meegestuurd hoeft te worden, is het ook niet bekend bij klanten of leveranciers. Erg handig als een medewerker bijvoorbeeld uit dienst gaat. Dit hoeft dan niet gemeld te worden bij elk zakelijk contact. Ook het aanpassen van het nummer op de website is hierdoor verleden tijd.
3. Beter bereikbaar dankzij flexibiliteit
Bereikbaarheid kan reputaties maken of breken. Bedrijven moet daarom altijd herkenbaar overkomen en optimaal bereikbaar zijn. Medewerkers die hun mobiele privénummer gebruiken, schakelen soms hun nummerweergave uit. Hierdoor kan een klant, collega of leverancier ze niet terugbellen. Dit is soms handig om niet op onhandige tijden teruggebeld te worden, maar erg servicegericht is het niet. Bij Microsoft Teams kiezen medewerkers bij uitgaande gesprekken of ze hun persoonlijke vaste nummer of een algemeen nummer van de organisatie meesturen. Dit kan ook vanaf hun mobiele telefoon.
4. Groepsidentiteit gemakkelijk geregeld
Het is doorgaans niet mogelijk om groepen te maken met mobiele telefonie. Dit wordt veelal ook niet vereist in aanbestedingen voor mobiele telefonie. Bij sommige bedrijven is dit juist wel noodzakelijk voor een optimale bereikbaarheid. Bijvoorbeeld wanneer er verschillende afdelingen zijn waar meerdere mensen werken. Denk aan sales, finance, marketing, communicatie en HR-management. Met Teams Phone regelt de gebruiker of beheerder eenvoudig de individuele bereikbaarheid én die van de groep via één nummer, in respectievelijk de Teams client of het admin center. Bellen medewerkers van de marketingafdeling bijvoorbeeld uit, dan zien ontvangers dat ene vertrouwde nummer. Ook inkomende oproepen daarop verdeel je slim, zodat afdelingen optimaal bereikbaar zijn.
5. Minder beheerlast en contractconsolidatie
Bij bedrijven is er vaak sprake van meerdere communicatieplatformen: Microsoft Teams, mobiele telefonie en de telefooncentrale voor vaste telefonie. De licenties en het onderhoud van de verschillende platformen betekent dubbele kosten. Bedrijven die over gaan op Teams Phone, kunnen afscheid nemen van hun telefooncentrale omdat Microsoft 365 deze vervangt. Eén systeem scheelt ook tijd. Het aanmaken en veranderen van gebruikersnamen en -rechten gaat via Teams heel eenvoudig via Active Directory. Net als het blokkeren van een nummer of het beheer van een telefoonboek is dit in één keer geregeld. Omdat vaste telefonie verloopt via de Teams app op de smartphone, kan een bedrijf ervoor kiezen om medewerkers de Teams app op hun privé smartphone te laten gebruiken. Dit is mogelijk in combinatie met een vergoeding. Het biedt verdergaande mogelijkheden om beheer te vereenvoudigen en kosten te besparen.
6. Klaar voor verdere integratie
Bereikbaarheid werkt twee kanten op. Klanten of leveranciers willen snel iemand aan de lijn, maar verwachten ook dat ze bijtijds worden teruggebeld. Door de eenvoudige integratie met zaaksystemen sla je nummers en afspraken centraal op. Dit maakt een einde aan notities en e-mails met terugbelverzoeken die wel eens worden vergeten. Dus geen versnipperde data meer, maar één planningstool waarin je de bereikbaarheid regelt en toetst. Lukt het iemand niet om op het afgesproken moment terug te bellen? Dan neemt een beschikbare collega dit automatisch over. Ben je benieuwd of jouw organisatie goed bereikbaar is? Via automatische logboeken zie je waar het goed gaat en waar je kunt verbeteren.
Wil jij chatbots inzetten voor je organisatie om 24/7 interne en externe communicatie te regelen? Of lijkt een digitale balie met videoverbinding handig? De inrichting hiervan is met losstaande systemen erg complex. Teams Phone legt een flexibele basis voor innovatieve diensten die nu en in de toekomst het serviceniveau van jouw bedrijf verbeteren.
Met Teams Phone regel je de interne en externe bereikbaarheid optimaal, met minder moeite dan voorheen. Heb je het goed ingesteld? Dan zullen klanten en leveranciers niet snel vastlopen in de communicatie en geef je medewerkers de flexibiliteit die ze verwachten. Wil je weten hoe KH Engineering het ervaart om Microsoft Teams te gebruiken als telefooncentrale? Download dan hier ons gratis whitepaper.
