Overstappen naar Office 365 staat voor sneller, veiliger en moderner werken. Zaken die bij iedereen wel goed in de oren klinken. Alleen vergt de upgrade wel andere aanpassingen dan wanneer er in het verleden werd geswitcht van bijvoorbeeld Office 2010 naar 2013.
Neem alleen al uw werkstations. Met de overstap gaat u van lokaal werken naar de cloud. Dan spelen er andere vragen op.
Met een aantal voorzorgsmaatregelen als tips moet de overstap soepel verlopen.
1. Werken in de cloud is sneller, maar vraagt ook meer van uw werkstations
Zoals gezegd wordt met Office 365 alle hardware verplaatst naar de cloud. Dus geen fysieke hardware meer, maar een online schijf waar alle bestanden worden opgeslagen. Dat vraagt wat van uw werkstations. Het risico bestaat dat je met Office 365 zoveel apps hebt draaien, dat het werkstation dat niet meer aankan. Om vooraf een scan te maken van uw werkomgeving is het mogelijk hierop te anticiperen. Moet ik uitbreiden? Of is het verstandiger om het aantal apps te beperken? Wellicht is uw werkomgeving al ‘Office 365-proof’ en kunt u snel stappen maken.
2. Er zijn zoveel apps, waar te beginnen?
Daarop komen we gelijk bij de volgende valkuil. Naast dat een selectie van apps handig is voor de werkstations, is dat ook het geval voor de gebruiker. Voor haast elk onderdeel van het werk is er wel een app beschikbaar. Dan kan het lastig te zijn om te bepalen waar u wilt beginnen en is het risico dat uw werknemers door de bomen het bos niet meer zien. Vooraf valt al eenvoudig bepalen welke apps geschikt zijn en welke niet.
3. De werknemers als key users
In onze praktijk zien we weleens dat wanneer er een nieuw systeem in gebruik wordt genomen, de ingebruikname plaatsvindt onder het mom ‘op die-en-die manier kan je het gebruiken: succes ermee’. Juist het personeel kan veel baat hebben bij de mogelijkheden van Office 365. Om ze vanaf de start gelijk bij de hand te nemen en te laten zien hoe het werkt, maakt u optimaal gebruik van Office 365. Bijvoorbeeld door de gebruikers als key users erbij te betrekken.
4. Belangrijke bedrijfsinformatie kan op kwetsbare plekken terecht komen
Een van de sterke punten van Office 365 is dat uw bestanden altijd beschikbaar zijn op welk willekeurig apparaat u gebruikt. Daardoor kunt u bijvoorbeeld thuis of onderweg eenvoudig met uw telefoon of laptop wat laatste gegevens controleren. Op de werkvloer zijn alle apparaten vaak goed beveiligd, maar uw persoonlijke apparaten kunnen dat niet zijn. Daarmee kan voor hackers de informatie van uw bedrijf voor het oprapen liggen. Een Ipad voor privégebruik kan zomaar bestanden met belangrijke informatie bevatten. Wilt u die dan wel koppelen? Wanneer u kiest om de beveiliging uit te breiden, biedt Office 365 daarvoor meerdere beveiligingsapps.
Er komt dus meer kijken bij een overstap. Bij de start kunnen er een aantal hobbels op de weg liggen, maar aan de finish bent u blij als ze vooraf zijn geëffend.
Bent u benieuwd of Office 365 iets voor uw bedrijf kan zijn of wilt u meer informatie? Neem dan contact met ons op of vraag een adviesgesprek aan.
